Publk Assistant

Der Assistent beantwortet Fragen auf Basis von Wissensdatenbanken (WDB): Sammlungen von Dokumenten, die beim Hochladen in Abschnitte zerlegt und semantisch durchsuchbar gemacht werden. Bei jeder Frage sucht das System die relevantesten Abschnitte und lässt das Sprachmodell daraus eine Antwort mit Quellenangaben erzeugen (RAG-Verfahren). Das Modell antwortet nur auf Basis der hinterlegten Dokumente.

Rollen:

• Anonyme Besucher (z. B. über das eingebettete Chat-Widget) können ausschließlich die Endkunden-WDB befragen.
• Benutzergruppen (z. B. Call Center, Kommunen) melden sich an und sehen genau die ihnen zugeordneten WDB.
• Admin sieht alle Bereiche: Dokumente, Einstellungen, Analytik, Call Center und alle WDB.

Antworten werden gestreamt und mit Quellen (Dokument + Abschnitt + Ähnlichkeit) versehen. Nutzerfeedback (Daumen hoch/runter) fließt in die Analytik ein.

Über das Auswahlfeld „Wissensdatenbank“ unter dem Eingabefeld wählen Sie, welche WDB befragt wird. Das Feld erscheint nur, wenn Ihre Rolle mehr als eine WDB sehen darf; die aktuelle Auswahl zeigt der Badge oben im Chat.

• Beim Wechsel der WDB wird der Chatverlauf geleert (die Wissensbasis ändert sich).
• Starttext und Datenschutz-Link passen sich der gewählten WDB an, sofern für die zugehörige Benutzergruppe konfiguriert (Tab „Einstellungen“).
• Während eine Antwort läuft, ist der Wechsel gesperrt.

Bitte keine sensiblen persönlichen Daten in den Chat eingeben — darauf weist auch der Starttext hin.

Im Tab „Dokumente“ verwalten Sie Wissensdatenbanken und deren Inhalte.

Wissensdatenbanken:

• Anlegen: Technischer Name (3–63 Zeichen, Kleinbuchstaben, Ziffern, ._-) plus optionaler Anzeigename, der überall in der Oberfläche erscheint.
• Umbenennen: ändert nur den Anzeigenamen; der technische Name bleibt stabil (er wird in Konfigurationen referenziert).
• Löschen: Nicht-leere WDB erfordern eine zusätzliche Bestätigung. Die den Zielgruppen fest zugeordneten WDB (Endkunden/Behörden) sind gegen Löschen geschützt.

Dokumente hochladen: Word (.docx) wird bevorzugt; PDF, Markdown und Text werden ebenfalls unterstützt (max. 50 MB). PDFs durchlaufen eine OCR-Erkennung. Beim Hochladen wählen Sie die Ziel-WDB; das Dokument wird zerlegt, eingebettet und ist sofort abfragbar.

Bestehende Dokumente: Ersetzen lädt eine neue Version (alte Abschnitte werden entfernt), Löschen entfernt alle Abschnitte. Der Filter „Nur veraltete“ zeigt Dokumente, die länger als die eingestellte Tagesanzahl nicht aktualisiert wurden. Ein Klick auf den Dokumentnamen zeigt die einzelnen Abschnitte.

Benutzergruppen definieren, wer sich anmelden kann und welche WDB sichtbar sind. Die Grundkonfiguration erfolgt durch die Infrastruktur über die Umgebungsvariable USER_GROUPS (JSON):

USER_GROUPS={"partner": {"username": "partner", "password": "…",
  "collections": ["partner_faq"], "display_name": "Partner Portal"}}

• Der Gruppenname wird zur Rolle im Login-Token; collections listet die sichtbaren WDB.
• Optional pro Gruppe: display_name, tagline, welcome_text, privacy_url (siehe Einstellungen).
• Passwörter können im Klartext oder als bcrypt-Hash hinterlegt werden.
• Die klassischen Konten CALLCENTER_* und KOMMUNEN_* funktionieren weiterhin: Call Center sieht Endkunden- und Behörden-WDB, Kommunen nur die Behörden-WDB.

Die WDB-Zuordnung kann zusätzlich im Tab „Einstellungen“ pro Gruppe geändert werden — diese Zuordnung überstimmt die Umgebungsvariable, bis sie zurückgesetzt wird. Anmeldedaten selbst sind bewusst nicht in der Oberfläche änderbar.

Im Tab „Einstellungen“ passen Sie das Erscheinungsbild pro Benutzergruppe an — ohne Neustart, Änderungen wirken sofort.

• Benutzergruppe: „Standard (alle Gruppen)“ gilt für anonyme Besucher und überall dort, wo eine Gruppe nichts Eigenes definiert. Daneben ist jede konfigurierte Gruppe wählbar.
• App-Name & Untertitel: erscheinen im Kopfbereich, im Anmeldedialog und im Seitentitel.
• Sichtbare Wissensdatenbanken (nur bei Gruppen): welche WDB die Gruppe im Chat sieht. Mindestens eine muss gewählt sein.
• Starttext (Markdown): die Begrüßung im Chat. Vorbefüllt mit dem aktuell wirksamen Text.
• Datenschutz-Link: wird an den Starttext angehängt und unter dem Eingabefeld angezeigt (nur http/https).

Vorrang der Werte: Hier gespeicherte Werte > Umgebungsvariablen (APP_NAME, APP_TAGLINE, WELCOME_TEXT, PRIVACY_URL bzw. Gruppenfelder in USER_GROUPS) > eingebaute Standards. „Auf Standard zurücksetzen“ löscht die hier gespeicherten Werte, sodass wieder die Umgebungswerte gelten.

Leere Felder gelten nicht als Wert — sie fallen auf die nächste Ebene zurück. Ein unverändert gespeicherter vorbefüllter Starttext wird nicht als Überschreibung gespeichert.

Der Tab „Analytik“ zeigt die Nutzung des Assistenten. Filterbar nach Zeitraum und Zielgruppe.

• Kennzahlen: Sitzungen, Fragen, durchschnittliche Antwortlänge sowie Feedback-Quoten (Daumen hoch/runter).
• Tagesverlauf & Stoßzeiten: Fragen pro Tag und nach Uhrzeit — nützlich für Personalplanung und um Lastspitzen zu erkennen.
• Häufige & negativ bewertete Fragen: zeigen, wo Inhalte fehlen oder unklar sind — ideale Kandidaten für neue oder überarbeitete Dokumente.

Fragen aus eigenen WDB erscheinen unter dem technischen Namen der WDB. Analytikdaten werden lokal gespeichert und nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist (Standard: 365 Tage) entfernt.

Der Tab „Call Center“ wertet die Arbeit der Agenten mit dem Assistenten aus.

• Agent-Performance: Bewertungen je Agent (gut/schlecht) inklusive Ablehnungsgründen.
• Bewertungen: einzelne bewertete Antworten mit Ticket-Referenz; als CSV exportierbar.
• Konfidenz: Die Agentenoberfläche zeigt pro Antwort eine Konfidenz-Einstufung (hoch/mittel/niedrig) basierend auf der Ähnlichkeit der gefundenen Quellen. Die Schwellwerte setzt die Infrastruktur über CC_CONFIDENCE_HIGH / CC_CONFIDENCE_MEDIUM.

Call-Center-Konten sehen die Tabs Analytik und Call Center, aber keine Dokumenten- oder Einstellungsverwaltung.

Die Grundkonfiguration erfolgt über Umgebungsvariablen (.env bzw. Container-Umgebung). Vollständige Referenz: backend/.env.example. Die wichtigsten:

• Pflicht: JWT_SECRET_KEY (min. 32 Zeichen), ADMIN_USERNAME/ADMIN_PASSWORD, LLM_BASE_URL/LLM_API_KEY/LLM_MODEL (OpenAI-kompatibler Endpunkt, z. B. vLLM).
• KI-Dienste: TEI_EMBED_BASE_URL (Embeddings), DOCLING_BASE_URL (OCR für PDF-Uploads).
• Zugriff: USER_GROUPS, CALLCENTER_*, KOMMUNEN_*, optional AUTHORITY_IP_ALLOWLIST (IP-Beschränkung für die Behörden-Zielgruppe).
• Branding-Standards: APP_NAME, APP_TAGLINE, WELCOME_TEXT, PRIVACY_URL — im Tab „Einstellungen“ überschreibbar.
• Betrieb: LOGIN_RATE_LIMIT, CHAT_RATE_LIMIT, ANALYTICS_RETENTION_DAYS, IFRAME_ALLOWED_ORIGINS (erlaubte Einbettungs-Domains für das Widget).

Nach Änderungen an Umgebungsvariablen ist ein Neustart des Backends erforderlich. Einstellungen aus dem Tab „Einstellungen“ wirken dagegen sofort und überleben Neustarts (lokale Datenbank).